Dėl COVID-19 pandemijos verslo įmonės ir viešojo sektoriaus įstaigos pratinasi organizuoti darbus naujos realybės sąlygomis – biurai uždaromi karantinui, o darbuotojai siunčiami dirbti į namus.
Ne išimtis buhalteriai ir finansų apskaitos specialistai, kurių darbas ypatingomis sąlygomis tampa itin svarbus. Nuo to priklauso organizacijos veiklos stabilumas ir netgi jos gyvybingumas.
Pavyzdžiui, jeigu staiga sutriktų darbo užmokesčio mokėjimai, tai sukeltų didelių nepatogumų ne tik darbuotojų asmeninių finansų valdyme, tačiau gali apskritai paralyžiuoti verslo ar organizacijos darbą.
Siekiant apsaugoti savo darbuotojų sveikatą, kokių žingsnių imtis, siekiant suvaldyti rizikas ir tuo pačiu užtikrinti verslo tęstinumą bei apskaitos procesų stabilumą?
Planas B: darbų perskirstymo alternatyvos
Niekas nėra apsaugotas nuo ligos – finansininkai, apskaitininkai ir buhalteriai gali susirgti, arba bus priversti prižiūrėti negaluojantį šeimos narį. Jeigu mokyklos ir darželiai bus uždaryti karantinui, tėvams gali tekti likti namuose su vaikais. Todėl būtinas aiškus ir veiksmingas planas, kurio tikslas – užtikrinti nenutrūkstamą finansinių procesų valdymą įmonėje, o tuo pačiu ir verslo tęstinumą.
Pavyzdžiui, tai gali būti detalizuotas instrukcijų ir darbų perdavimo aprašas bei atsakingų asmenų ar organizacijų kontaktų sąrašas tam atvejui, jeigu kitas darbuotojas turės perimti apskaitos procesų valdymą ar mokėjimo operacijų vykdymą.
Nuotolinio darbo organizavimas
Dirbant namų sąlygomis apskaitos ir finansų specialistai turi būti aprūpinti būtinomis techninėmis priemonėmis: kompiuterine įranga, mobiliuoju telefonu, pakankamai greitu interneto ryšiu, turėti nuotolinę prieigą prie pagrindinių programų.
Viena esminių sąlygų organizuojant darbą nuotoliniu būdu – užtikrinti duomenų apsaugą. Todėl informacinių technologijų infrastruktūros saugumui, dirbant nuotoliniu būdu, turėtų būti teikiamas ypatingas dėmesys.
Juolab kad kalba eina apie nuotolinę prieigą prie žmogiškųjų resursų informacijos, įmonės finansinių duomenų. Todėl informacinių technologijų apsaugos lygis turi užtikrinti saugią nuotolinę prieiga prie banko mokėjimų, o taip pat garantuoti saugų išskirtinių mokėjimo procedūrų leidimo procesą.
Kibernetinių atakų pavojus
Noras apsaugoti darbuotojų sveikatą gali sukelti kitų neplanuotų finansinių rizikų organizacijoms. Pavyzdžiui, kaip išvengti kibernetinių atakų iš išorės organizuojant kasdienes elektronines operacijas nuotoliniu būdu. Juk tam būtina, kad biuro IT sistemos būtų pasiekiamos iš išorės.
JAV kibernetinio saugumo bendrovės „MonsterCloud“ duomenimis, Jungtinėse Valstijose kibernetinių atakų skaičius COVID-19 laikotarpiu išaugo net 400%, palyginti su statistika iki pandemijos.
Kaip pažymi tyrėjai, kibernetiniai išpuoliai nukreipti prieš verslą, svarbios infrastruktūros valdytojus ir vyriausybines institucijas paralyžiuoja ne tik jų veiklą, bet kartu kerta ir dideliais finansiniais nuostoliais.
Racionalu samdyti išorines finansų apskaitos įmones – saugu, patikima, ekonomiška
Pandemijos laikotarpiu pastebimai išaugo užsakomųjų (outsourcing) buhalterinės apskaitos paslaugų paklausa. Verslui racionalu samdyti išorines įmones bei kvalifikuotus konsultantus, turinčių reikiamų žinių ir patirties.
Toks būdas padeda ne tik sumažinti sąnaudas, gauti kvalifikuotą pagalbą, sutaupyti laiko, gauti vertingų patarimų. Taip pat mažėja rizikos, su kuriomis potencialiai susiduria verslas, nuotoliniu būdu valdydamas finansinės apskaitos ar mokėjimo operacijas.
Versle tampa įprasta praktika finansų apskaitos valdymą patikėti debesijos pagrindu veikiantiems IT sprendimams, prisitaikant prie verslo poreikių.
Pavyzdžiui, sąlyginai nesudėtingiems verslo poreikiams patenkinti užtenka įdiegti debesų apskaitos sprendimą, kurio pagalba išorinis paslaugų teikėjas galės lengvai tvarkyti jūsų įmonės rutininius buhalterinės apskaitos darbus nuotoliniu būdu.
Kitas variantas – visos apimties finansų apskaitos sprendimas debesų kompiuterijoje, kai klientai gali gauti ne tik bazines buhalterinės apskaitos paslaugas, bet ir pilno aptarnavimo komandą, įskaitant auditorius, darbo teisės konsultantus ir finansų vadovus (CFO‘s).
„MESO Global“ – patikima tarptautinė mokesčių konsultacijų ir apskaitos bendrovė, kurioje dirba kvalifikuota finansų ir teisės ekspertų komanda. Nuomodama ekspertinius išteklius Lietuvos ir užsienio kompanijoms „MESO Global“ yra pasirengusi optimaliais kaštais tvarkyti Jūsų verslo apskaitą, finansų valdymą, darbo užmokesčio politiką, teikti kitas būtinas paslaugas Jūsų verslui.