Nuo ko priklauso paslaugų kaina ir kaip palyginti apskaitos įmonių pasiūlymus
Buhalterinės apskaitos paslaugų kaina Lietuvoje nėra nustatoma pagal vieną universalų tarifą. Dvi įmonės, turinčios panašią apyvartą, gali turėti visiškai skirtingą operacijų skaičių, darbuotojų struktūrą, PVM prievoles, tarptautinius sandorius ir ataskaitų poreikius. Todėl tikslus pasiūlymas paprastai rengiamas įvertinus ne vien dokumentų kiekį, bet visą įmonės finansinių ir mokestinių procesų apimtį.
Svarbiausias klausimas nėra vien „kiek kainuoja buhalterija?“. Vertinant pasiūlymą verta klausti, kokios funkcijos įtrauktos į kainą, kas atsako už deklaracijų ir ataskaitų parengimą, kaip administruojamas darbo užmokestis ir ar apskaitos partneris gali prisitaikyti prie įmonės augimo bei grupės atskaitomybės poreikių.
Nuo ko priklauso buhalterinės apskaitos paslaugų kaina?
1. Apskaitos dokumentų ir ūkinių operacijų kiekis
Kainą lemia ne tik gaunamų ir išrašomų sąskaitų skaičius. Vertinami banko įrašai, kasos operacijos, avansinės apyskaitos, ilgalaikis turtas, atsargos, komandiruotės, skolų derinimas ir kitos operacijos. Kuo daugiau duomenų reikia surinkti, patikrinti, suklasifikuoti ir suderinti, tuo didesnė apskaitos darbų apimtis.
2. PVM mokėtojo statusas ir PVM apskaita
PVM mokėtojo apskaita paprastai reikalauja papildomų procesų: tinkamo operacijų apmokestinimo įvertinimo, PVM sąskaitų faktūrų registrų parengimo, i.SAF duomenų pateikimo ir PVM deklaracijų parengimo.
VMI nurodo, kad PVM mokėtojais registruoti juridiniai asmenys gaunamų ir išrašomų PVM sąskaitų faktūrų registrų duomenis i.SAF teikia kas mėnesį iki kito mėnesio 20 dienos. Registrai teikiami ir tais atvejais, kai per atitinkamą laikotarpį PVM sąskaitų nebuvo. FR0600 PVM deklaracija paprastai pateikiama iki kito mėnesio 25 dienos.
Kodėl tai svarbu kainai?
PVM apskaita apima ne tik deklaracijos pateikimą. Reikia tinkamai įvertinti sandorius, sutikrinti apskaitos duomenis, parengti registrus ir valdyti nustatytus neatitikimus.
3. Darbuotojų skaičius ir darbo užmokesčio administravimas
Darbo užmokesčio paslaugų kaina priklauso nuo darbuotojų skaičiaus ir darbo santykių sudėtingumo: darbo grafikų, priedų, premijų, atostogų, nedarbingumo, komandiruočių, išskaitų, darbo kelioms įmonėms ar darbuotojų judėjimo tarp valstybių.
„Sodra“ nurodo, kad 1-SD pranešimas apie darbuotojo socialinio draudimo pradžią turi būti pateiktas ne vėliau kaip dieną prieš darbuotojui pradedant dirbti. SAM pranešimas apie priskaičiuotus atlyginimus ir socialinio draudimo įmokas teikiamas iki kito mėnesio 15 dienos. Atskiroms situacijoms taip pat naudojami 2-SD, 12-SD, LDU, NP-SD2 ir kiti pranešimai.
4. Sandoriai Lietuvoje, Europos Sąjungoje ir už jos ribų
Tarptautiniai pirkimai ir pardavimai gali reikalauti papildomo PVM traktavimo, valiutinių operacijų apskaitos, dokumentų tikrinimo ir suderinimo su kitų valstybių ar grupės procesais. Kainai įtakos turi ir susijusių asmenų sandoriai, paslaugų teikimo vietos nustatymas, prekių judėjimas bei tarpvalstybinės ataskaitos.
5. Finansinių ir valdymo ataskaitų poreikis
Vienoms įmonėms pakanka teisės aktuose nustatytos apskaitos ir metinių finansinių ataskaitų. Kitoms reikia mėnesinių valdymo ataskaitų, biudžeto palyginimų, pinigų srautų informacijos, sąnaudų centrų analizės ar ataskaitų užsienio patronuojančiai bendrovei pagal grupės formatą. Kuo dažnesnės ir detalesnės ataskaitos, tuo didesnė darbų apimtis.
6. Metinių deklaracijų ir finansinių metų uždarymo apimtis
Metų pabaigoje atliekami likučių suderinimai, inventorizacijos duomenų įvertinimas, atostoginių kaupinių ir kitų uždarymo įrašų apskaičiavimas, finansinių ataskaitų rengimas bei pelno mokesčio deklaravimas. VMI nurodo, kad metinė PLN204 pelno mokesčio deklaracija, kai mokestinis laikotarpis sutampa su kalendoriniais metais, turi būti pateikta iki kito mokestinio laikotarpio birželio 15 dienos.
7. Apskaitos sistemos, integracijos ir duomenų kokybė
Gerai integruota apskaitos, banko, pardavimų ir dokumentų valdymo sistema gali sumažinti rankinio darbo apimtį. Tačiau netvarkingi pirminiai duomenys, trūkstami dokumentai, nesuderintos sistemos ar poreikis rankiniu būdu perskaičiuoti informaciją didina darbo laiką ir klaidų riziką.
8. Konsultacijų ir bendravimo apimtis
Į kainą gali būti įtrauktos einamosios konsultacijos, bendravimas su VMI, „Sodra“ ir kitomis institucijomis, pagalba patikrinimų metu, mokestinių rizikų vertinimas ar procesų tobulinimas. Vertinant pasiūlymą svarbu išsiaiškinti, kurios konsultacijos įskaičiuotos į mėnesinį mokestį, o kurios apmokestinamos papildomai.
9. Apskaitos perėmimas iš ankstesnio paslaugų teikėjo
Keičiant apskaitos partnerį gali reikėti patikrinti pradinius likučius, perimti apskaitos duomenis ir dokumentus, suderinti nebaigtus darbus bei ištaisyti ankstesnių laikotarpių neatitikimus. Todėl apskaitos perėmimas gali būti vertinamas kaip atskiras projektas.
Kodėl vien dokumentų skaičius neparodo tikrosios kainos?
Palyginkime dvi skirtingas situacijas.
Paprastesnis apskaitos modelis
Nedidelis dokumentų kiekis
Nėra darbuotojų
Įmonė nėra PVM mokėtoja
Sandoriai vykdomi tik Lietuvoje
Nereikia papildomų valdymo ataskaitų
Sudėtingesnis apskaitos modelis
Didelis pirkimo ir pardavimo dokumentų kiekis
Darbuotojai ir darbo užmokesčio administravimas
PVM, i.SAF ir periodinės deklaracijos
Sandoriai ES ir ne ES valstybėse
Mėnesinės ataskaitos užsienio patronuojančiai bendrovei
Abiejų įmonių apyvarta gali būti panaši, tačiau apskaitos darbų apimtis ir atsakomybės lygis skirsis. Dėl to kainos palyginimas vien pagal apyvartą arba sąskaitų skaičių gali būti klaidinantis.
Ar apskaitos paslaugų kaina turėtų būti fiksuota?
Fiksuotas mėnesinis mokestis klientui suteikia aiškumą ir palengvina biudžeto planavimą. Tačiau jis veikia geriausiai tada, kai iš anksto aiškiai apibrėžta paslaugų apimtis, dokumentų kiekis, darbuotojų skaičius, ataskaitų dažnis ir papildomų darbų įkainiai.
Jeigu įmonė sparčiai auga, keičia veiklos modelį, pradeda tarptautinius sandorius arba samdo daugiau darbuotojų, paslaugų apimtį ir kainą verta periodiškai peržiūrėti. Skaidriame pasiūlyme turėtų būti aiškiai nurodyta, kas įskaičiuota į mėnesinį mokestį ir kokiais atvejais taikomas papildomas mokestis.
Kokią informaciją pateikti norint gauti tikslų pasiūlymą?
Kad apskaitos įmonė galėtų tinkamai įvertinti darbų apimtį, verta pateikti šią informaciją:
- įmonės veiklos pobūdį ir juridinę formą;
- vidutinį mėnesio pirkimo ir pardavimo dokumentų skaičių;
- banko sąskaitų, valiutų ir mokėjimo platformų skaičių;
- darbuotojų skaičių ir darbo užmokesčio specifiką;
- PVM mokėtojo statusą ir deklaravimo laikotarpį;
- sandorius su Lietuvos, ES ir ne ES partneriais;
- atsargų, ilgalaikio turto, komandiruočių ar kasos operacijų apimtį;
- naudojamą apskaitos, ERP ir dokumentų valdymo sistemą;
- finansinių bei valdymo ataskaitų poreikį ir dažnį;
- ataskaitų užsienio patronuojančiai bendrovei reikalavimus;
- ar apskaita pradedama nuo nulio, ar perimama iš kito paslaugų teikėjo.
Kaip palyginti skirtingus apskaitos paslaugų pasiūlymus?
Pasiūlymus verta vertinti ne tik pagal bendrą mėnesio kainą. Patikrinkite, ar aiškiai nurodyta:
- buhalterinės apskaitos ir dokumentų apdorojimo apimtis;
- PVM deklaracijų ir i.SAF registrų rengimas;
- darbo užmokesčio skaičiavimas ir „Sodros“ pranešimai;
- metinių finansinių ataskaitų ir pelno mokesčio deklaracijos rengimas;
- konsultacijų apimtis;
- bendravimas su VMI, „Sodra“ ir kitomis institucijomis;
- valdymo ar grupės ataskaitų rengimas;
- apskaitos perėmimo ir pradinių likučių tikrinimo darbai;
- papildomų darbų įkainiai ir paslaugų apimties peržiūros tvarka;
- duomenų saugumo, atsakomybių ir terminų nustatymas.
Mažiausia pasiūlymo kaina nebūtinai reiškia mažiausias bendras sąnaudas. Neįtrauktos paslaugos, vėluojantys duomenys, papildomi taisymai ar neaiškiai paskirstytos atsakomybės gali sukurti daugiau administracinio darbo ir finansinės rizikos.
Kaip MESO Group nustato paslaugų kainą?
MESO Group apskaitos paslaugų pasiūlymą rengia įvertinusi konkrečios įmonės veiklos modelį, dokumentų ir operacijų apimtį, darbuotojų skaičių, mokestines prievoles, naudojamas sistemas bei ataskaitų poreikius.
Toks vertinimas leidžia aiškiai apibrėžti paslaugų apimtį ir pasiūlyti sprendimą, pritaikytą ne tik dabartinei situacijai, bet ir planuojamam įmonės augimui.
Ieškote apskaitos partnerio?
Norint tiksliai įvertinti apskaitos paslaugų kainą, pirmiausia svarbu suprasti įmonės procesus, atsakomybes ir atskaitomybės poreikius. Get in touch info@meso.lt
Ši informacija yra bendro pobūdžio. Konkrečios įmonės prievolės ir paslaugų apimtis priklauso nuo individualių veiklos aplinkybių.